Betreuung, damit deine Website einfach läuft

Warum regelmäßige Pflege zählt

Eine Website altert Leise. Niemand bemerkt, dass die Öffnungszeiten von Letztem Sommer noch online stehen oder dass eine Mitarbeiterin, die längst nicht mehr im Betrieb ist, noch als Ansprechpartnerin genannt wird. Kunden bemerken es aber sehr wohl, oft genau dann, wenn sie vor einer verschlossenen Tür stehen.

Veraltete Angaben kosten Vertrauen und manchmal auch Aufträge. Auch Suchmaschinen und KI-Systeme übernehmen, was auf deiner Website steht. Eine alte Telefonnummer taucht dann womöglich in Suchergebnissen oder Antworten auf, lange nachdem sie abgeschaltet wurde.

Ein Beispiel: Ein Café verkürzt im Winter die Öffnungszeiten und vergisst die Website. Wer am Sonntagnachmittag nach dem Spaziergang vorbeikommen will, verlässt sich auf die Angabe im Netz und kommt umsonst. Beim nächsten Mal sucht er sich vermutlich ein anderes Café.

Die Betreuung ist deshalb vor allem eine Gewohnheit: Ändert sich etwas in deinem Betrieb, ändert sich auch die Website. Das klappt am besten, wenn der Weg dorthin kurz ist.

Typische Änderungen und wie du sie schickst

Die meisten Wünsche sind klein und kommen immer wieder. Ein paar Beispiele, die bei Unternehmenswebsites häufig anfallen:

• Betriebsferien oder geänderte Öffnungszeiten ankündigen
• eine neue Mitarbeiterin mit Foto und Kontaktdaten ergänzen
• Preise oder Leistungsbeschreibungen anpassen
• Fotos von aktuellen Arbeiten austauschen
• einen Hinweis auf eine Veranstaltung oder eine offene Stelle einfügen
• Angaben im Impressum nach einem Umzug aktualisieren

Einzeln Betrachtet ist nichts davon aufwendig. Zusammen entscheiden solche Kleinigkeiten aber darüber, ob eine Website gepflegt wirkt oder vergessen. Bei netplaces sind sie deshalb fester Teil der Betreuung.

Damit wir eine Änderung ohne lange Rückfragen umsetzen können helfen ein paar Angaben:

• die Seite, um die es geht, am einfachsten als Link
• was genau sich ändern soll, alt und neu
• neue Texte als Text in der E-Mail, nicht als Foto eines Zettels
• Bilder in guter Qualität, also nicht aus einem Messenger weitergeleitet
• ein Datum, falls die Änderung erst zu einem bestimmten Tag online gehen soll

Gerade das letzte ist praktisch. Wer Betriebsferien, einen Umzug oder neue Preise ankündigen will schickt die Änderung vorher und nennt den Tag, an dem sie sichtbar sein soll.

Wenn etwas nicht funktioniert

Kommt eine E-Mail nicht an oder zeigt die Website etwas Seltsames hilft eine kurze, genaue Beschreibung am meisten. Damit lässt sich ein Problem schneller eingrenzen:

• was genau passiert und was du stattdessen erwartet hättest
• seit wann es auftritt
• auf welchem Gerät und in welchem Browser oder E-Mail-Programm
• eine Fehlermeldung im Wortlaut oder ein Bildschirmfoto

Bei E-Mail-Problemen ist außerdem hilfreich zu wissen, ob es nur eine Adresse betrifft oder alle und ob der Fehler beim Senden oder beim Empfangen auftritt.

Fünf E-Mail-Adressen sinnvoll nutzen

Fünf Adressen reichen für die meisten kleinen Unternehmen, wenn man sie mit etwas Plan verteilt. Bewährt hat sich eine allgemeine Adresse für Anfragen, die auf der Website steht, dazu persönliche Adressen für die Menschen, die regelmäßig mit Kunden schreiben.

Eine eigene Adresse für Rechnungen oder Bewerbungen hält das Hauptpostfach übersichtlich. Und noch ein Tipp aus dem Alltag: Zugangsdaten zu einem Postfach sollten nicht im Team herumgereicht werden. Wer eine eigene Adresse hat braucht auch ein eigenes Passwort.

Was dazugehört und was nicht

Die Betreuung hält deine Website aktuell und erreichbar. Eine laufende Suchmaschinenoptimierung mit neuen Inhalten ist sie nicht, und ein Umbau der Seitenstruktur auch nicht. Wer neue Leistungsbereiche mit mehreren Seiten, ein Buchungssystem oder einen Ratgeberbereich ergänzen will, plant ein eigenes Projekt.

Geht ein Wunsch über eine Änderung hinaus, besprechen wir das vorher gesondert. So weißt du immer, woran du bist. Gebühren externer Anbieter, etwa für Buchungs- oder CRM-Systeme, sind im Monatspreis ebenfalls nicht enthalten.

Läuft deine Website mit WordPress, gilt die Betreuung genauso: Hosting, E-Mail-Adressen, Support und Änderungen. Dazu kommen bei WordPress regelmäßige Updates für System, Theme und Erweiterungen. Wer sie übernimmt, legen wir vor Projektbeginn verbindlich fest, damit es später keine Lücke gibt.

Wie wir Redaktionssysteme schlank aufsetzen, erklären wir unter WordPress-Websites.

Aus einer Hand, auch beim Anbieterwechsel

Liegen Website, Hosting und E-Mail bei verschiedenen Dienstleistern, landet ein Problem schnell zwischen den stühlen. Der Hoster verweist auf die Agentur, die Agentur auf den Hoster, und in der Zwischenzeit kommen keine Nachrichten an.

Mit der Betreuung hast du eine Stelle für alles, was mit deiner Website zu tun hat. Wer Website und Hosting betreut, kennt den Aufbau deiner Seite und muss sich bei einer kleinen Änderung nicht erst einarbeiten. Kommt eine Nachricht nicht an, muss außerdem niemand erst klären, wer eigentlich zuständig ist.

Liegt deine bisherige Website bei einem anderen Anbieter und entsteht die neue bei uns, will der Wechsel gut vorbereitet sein. Vor allem bei den E-Mail-Postfächern zählt der richtige Zeitpunkt, damit keine Nachricht im Nirgendwo landet. Ob die Domain mit umzieht und was mit bestehenden Nachrichten passiert, klären wir gemeinsam, bevor irgendetwas umgestellt wird.

Steht ohnehin eine Erneuerung an, verbinden wir den Wechsel am besten mit einem Relaunch deiner Website. Dann wird alles in einem Schritt umgestellt.

Einmal im Jahr genauer hinschauen

Unabhängig von Einzelnen Änderungen lohnt es sich, die eigene Website einmal im Jahr komplett durchzugehen. Stimmen alle Leistungen noch? Sind die Fotos aktuell? Funktionieren alle Links und Anfragewege? Passen Impressum und Datenschutzerklärung noch zu dem, was auf der Seite passiert?

Was dabei auffällt schickst du uns gesammelt. Kleine Korrekturen setzen wir im Rahmen der Betreuung um. Bei größeren Punkten sagen wir dir, ob ein eigenes Projekt sinnvoll ist.